Poldet1.ru

Пул Дет №1
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как преобразовать электронную почту в встречи в Outlook?

Как преобразовать электронную почту в встречи в Outlook?

В outlook есть две возможности работы с папками другого человека — совместный доступ и делегирование.

Для этой функции требуется учетная запись Microsoft 365 для бизнеса или учетная запись на базе Exchange. Дополнительные сведения см. в разделе Учетные записи Microsoft Exchange Server.

Общий доступ к папкам предоставляет другим людям доступ к одной или нескольким папкам. Однако этот метод не дает разрешения действовать от вашего имени. Например, пользователь, получивший доступ к вашим папкам, не может отвечать на электронные письма или приглашения на встречи, направленные вам.

При делегированном доступе вы даете кому-то разрешение выполнять действия от вашего имени. Например, вы можете поручить помощнику создавать и отвечать на приглашения на встречи за вас. Некоторые помощники могут также проверять почтовый ящик менеджера и отправлять электронные письма от вашего имени.

Примечание: В этой статье предполагается, что вы предоставили кому-то делегированный доступ. Дополнительные сведения о делегированном доступе см. в разделе Предоставление другому пользователю разрешения на управление собственной почтой и календарем.

Использование кнопок "Отслеживать" и «Установить значение "В отношении"»

Чтобы отслеживать запись в Dynamics 365 for Outlook, необходимо щелкнуть или нажать кнопку Отслеживать или Установить значение поля "В отношении" для записи, которую требуется отследить.

Можно использовать любую из кнопок для отслеживания записи, но практически всегда лучше использовать кнопку Установить значение поля "В отношении". При использовании кнопки Установить значение поля "В отношении" можно связать сообщение электронной почты, встречу или задачу с определенной записью Customer Engagement, такой как организация или возможная сделка или даже настраиваемый тип записи (сущность). В некоторых организациях кнопка Установить значение поля "В отношении" также используется для отслеживания проектов.

Как управлять задачами в Microsoft Outlook?

В этой статье мы рассматриваем следующие разделы:

  • Создать новую задачу
  • Заменить электронную почту на задачу
  • Редактировать задачу
  • Делегировать или назначить задачу

Как создавать задачи в Microsoft Outlook?

Для создания нового задания необходимо следовать инструкциям.

Читайте так же:
Как прикрепить сообщения или приглашения на собрания к электронной почте в Outlook?

Outlook отобразит значки почты, календаря и задач в нижней части правой боковой панели. Это может меняться в зависимости от вашей конфигурации. Если вы не видите опцию Задачи, нажмите на три точки в нижней части боковой панели навигации и выберите опцию Задачи.

Открыть задачи в Outlook

Открывать задачи в Outlook

Вы также можете использовать поле поиска в Outlook 2016 и более поздних версиях, чтобы найти представление «Задачи». Когда вы находитесь в представлении «Задачи», вы увидите различные пункты меню на ленте Outlook.

По умолчанию в представлении задач можно увидеть все существующие задачи и список дел. В списке дел отображаются все задачи и все письма, помеченные для завершения. Нажмите на кнопку «Новая задача», чтобы создать новую задачу.

Создание новых задач в Outlook

Создание новых заданий в Outlook

Введите тему новой задачи, которую Outlook отображает в списке задач.

Определение срока, статуса и приоритета

В отличие от совещания, редактирование задач не привязано к определенному времени и продолжительности. Однако вы можете определить дату окончания для задач. Вы также можете создавать задачи без точной даты окончания.

  • Нажмите на значок календаря в полях Дата начала и Дата выполнения. Установите необходимые даты для задания. Вы также можете ввести описание даты, например «Сегодня», «Завтра» или «Послезавтра», в поля Дата начала и Дата выполнения. Outlook автоматически преобразует их в соответствующие даты.
  • Теперь щелкните по полю Статус. Здесь можно указать статус задания.
  • Вы можете использовать поле Приоритет для определения важности или срочности задачи. По умолчанию приоритет задач в Outlook установлен на «Обычный».
  • В поле «% выполнения» при желании можно ввести процент выполнения задания.
  • При желании Outlook может напомнить вам о завершении задачи.
  • В текстовом поле можно ввести дополнительную информацию о задании или вставить элементы, связанные с заданием.

Похожие: Как повысить производительность при использовании Outlook?

Настройка задачи повторения

Кнопка «Повторить» на ленте должна быть включена для повторяющихся задач, например, еженедельных задач. Затем вы можете определить шаблон повторения.

Настройка повторяемости задач в Outlook

Установка повторяющихся заданий в Outlook

Просмотр созданных задач

Теперь, когда вы заполнили информацию о задаче, сохраните и закройте задачу. Новая задача с соответствующим сроком выполнения появится в списке задач.

Читайте так же:
Как разделить окно сообщения в Outlook?

Просмотр созданной задачи

Отобразить созданную задачу

Преобразование электронной почты в задачу

Процесс создания собственных новых задач очень прост. Время от времени вам может понадобиться преобразовать полученное электронное сообщение в задачу. Вот как превратить полученное электронное сообщение в задачу.

  • Переключитесь на просмотр электронной почты в Outlook.
  • Существует несколько вариантов включения электронных писем в список задач. Для отдельного письма есть возможность пометить его для отслеживания. Такие письма появляются в текущем списке задач, но остаются письмами. Это можно сделать, щелкнув правой кнопкой мыши на сообщении и выбрав термин из меню отслеживания.
  • Вы также можете полностью преобразовать электронное письмо в задачу. Для этого воспользуйтесь кнопкой «Переместить» и выберите папку «Задачи».
  • Теперь вы увидите новое окно задачи с темой задачи, такой же, как в электронном письме. Outlook также прикрепляет исходное письмо к текстовому полю, где при необходимости можно дважды щелкнуть, чтобы открыть его.

При создании нового задания у вас есть все необходимые опции. После заполнения деталей сохраните задачу, а затем вернитесь к представлению задач, чтобы увидеть новую задачу в списке задач. Помните, что Outlook удаляет сообщения из папки «Входящие».

Электронная почта перемещена в Задачи

Письма перемещены в задачи

Похожие: Как вставить символы emoji в Outlook с помощью сочетаний клавиш?

Редактирование задач

Вы можете редактировать все задачи после их создания. Для редактирования сначала выберите задачу.

  • Предположим, вы хотите изменить дату выполнения задачи. Для этого щелкните задачу правой кнопкой мыши и выберите дату выполнения в меню «Отслеживание».
  • Когда задание будет выполнено, нажмите поле Завершено рядом с заданием или флаг в правой колонке.
  • Вы также можете отметить задание как выполненное, нажав соответствующую кнопку на ленте.
  • В Outlook все выполненные задачи будут перечеркнуты. Если задача в списке больше не нужна, нажмите кнопку «Удалить из списка», чтобы удалить ее из списка.

Делегирование задач

Outlook также позволяет делегировать задачи другим людям. Вы можете назначать задачи другим людям, как новым, так и существующим. Получателя можно выбрать из контактов или ввести его адрес электронной почты, чтобы назначить задачу.

  • Когда вы создаете новую задачу, вы можете нажать кнопку Назначить задачу, чтобы назначить ее кому-то другому.
  • Если вы уже создали задачу в списке задач, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите Назначить задачу. Вы также можете дважды щелкнуть, чтобы открыть задачу в представлении задачи, а на ленте вы найдете кнопку для назначения задачи.
  • Используйте поле адреса в этом диалоговом окне для выбора лица, которое должно выполнить задание.
  • По умолчанию копия задачи также остается в списке дел для справочных целей. Деактивируйте это поле, если делегированная задача больше не появляется в списке дел.
  • По умолчанию вы получаете уведомление о завершении делегированной задачи. Вы также можете отключить это уведомление.
  • После проверки деталей отправьте задание назначенному лицу.
Читайте так же:
Как просматривать сообщения (все элементы) по категориям в Outlook?

Принятие или отклонение делегированных задач

  • Значок перед задачей говорит о том, что она была назначена другому человеку. Теперь получатель может принять или отклонить задание.
  • Outlook сообщит вам о принятом или отклоненном статусе. Вы также будете проинформированы о ходе выполнения задания, как только получатель задания введет соответствующую информацию.

Просмотр всех назначенных задач

Когда вы находитесь в представлении «Задачи», нажмите на опцию представления «Назначенные» в элементе списка. Теперь вы можете видеть только те задачи, которые вы назначили другим людям.

Просмотр делегированных задач в Outlook

Просмотр делегируемых задач в Outlook

В представлениях «Назначено» и «Подробно» имеется колонка для отслеживания делегированных задач. Колонки статуса и хода выполнения отображаются отдельно в представлениях «Активные», «Следующие 7 дней» и «Просроченные». Всю необходимую информацию можно также найти в заголовке окна задачи при его открытии.

Шаг 1. Экспорт писем из Kopano и Zarafa Webapp

Следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы экспортировать электронные письма Kopano —

Сначала войдите в Kopano, используя имя пользователя и пароль.

2: Теперь выберите письма, которые вы хотите экспортировать, и щелкните на них правой кнопкой мыши.

3: Когда вы нажмете на него, появится опция «Экспортировать как». Затем у вас будет два варианта экспорта в файлы EML или ZIP.


4: Выберите вариант в соответствии с вашими требованиями. После выбора опции начнется процесс экспорта. Все ваши письма будут экспортированы

Следуйте инструкциям, чтобы экспортировать электронные письма веб-приложения Zarafa —

  1. Сначала войдите в Zarafa, используя свое имя пользователя и пароль.
  2. Теперь выберите письма, а затем щелкните их правой кнопкой мыши.
  3. Вы увидите две опции «Загрузить как файлы» и «Загрузить как zip».
  4. Выберите вариант, который соответствует вашим потребностям. После этого начнется процесс экспорта, и все ваши электронные письма будут экспортированы.
Читайте так же:
Как просмотреть исходный код тела электронной почты html в Outlook?

Шаг 2. Преобразование сообщений электронной почты Meeting / Zarafa в формат PST

Экспорт электронной почты Kopano и Zarafa происходит в формате EML. Теперь пользователь должен конвертировать письма Zarafa в формат PST.

Пользователь может легко выполнить эту задачу конвертации с помощью умной, но надежной утилиты DataHelp EML to PST Converter.

Это программное обеспечение позволяет пользователю сохранять все экспортированные электронные письма Zarafa & Kopano в файл PST для доступа в почтовое приложение Outlook 2016, 2013, 2010, 2007, 2003.

Эти шаги покажут вам, как экспортировать письма Kopano / Zarafa (сохраненные локально) в PST файл:

1: Первым делом скачайте софт —

2: Теперь инструмент предоставляет два варианта вставки файлов электронной почты, экспортированных Zarafa. Один из них — это опция перетаскивания, а другой — опция выбора файлов.


3: Выберите вариант в соответствии с вашими требованиями и нажмите кнопку «Преобразовать».

4: После процесса преобразования все письма Zarafa и Kopano будут преобразованы в формат файла PST.

Вывод

С помощью этой статьи пользователь может легко конвертировать электронные письма из Kopano & Zarafa в PST. Это поможет пользователям перенести электронную почту из Zarafa в Outlook.

Конвертация выполняется в два этапа, и пользователь должен точно следовать этим шагам. Для экспорта электронной почты Zarafa или Kopano в формат PST пользователю рекомендуется использовать предлагаемое автоматизированное и интеллектуальное решение.

Переход к определенной дате

Если вы хотите легко пропустить к определенному Дата , щелчок “Идти”- “Перейти к дате”, или нажмите Ctrl + G комбинации, чтобы открыть диалоговое окно Go To Date.

Диалог Перспективы Перейти к дате

Выберите день, который вы хотите пропустить или вставить текст, описывающий день. Например, вставить “Первый день весны”, или “4го июня”, или даже “Рождественский сочельник” переехать туда.

Читайте так же:
Как просмотреть список рассылки при составлении электронной почты в Outlook?

Для того, чтобы перейти обратно в текущий день, Нажмите “Идти” — “сегодня”, или выбрать “сегодня” Вкладка на панели инструментов.

Совместное расписание

Люди, использующие сервер MS Exchange, могут делиться своим расписанием с другими пользователями. Для этого:

  1. Нажмите “Доля Календарь” на панели навигации. Он открывает вкладку Разрешения.
  2. В “Имя” коробка, щелчок “Дефолт”, и выбрать допустимый уровень для использования по умолчанию.
  3. Нажмите “Добавлять”, – “Добавление пользователей”.
  4. Просмотрите разрешения, и настроить их в случае необходимости.

меню Перспективы - Доля Календарь

Автоматическое резервирование

Если вы получаете электронное сообщение о бронировании рейса, отеля или автомобиля, инструмент автоматически включает его в календарь. Вы можете использовать другие события, такие как счета-фактуры и резервирование обедов, которые добавляются в календарь путем изменения настроек события.

В верхней части страницы, выберите “Параметры”- “Посмотреть все” параметры Outlook. Выбрать “Календарь”- “События от электронной почты”.

Outlook - события из электронной почты

Выполните одно из следующих действий.

  1. Для включения электронной почты события, Установите флажок рядом с “Автоматически добавлять события в свой календарь с электронной почтой”.
  2. Для того, чтобы определить, какие события, чтобы добавить в расписание, установите флажки в полях Flight, Бронирование номера, Прокат автомобилей, и пакет поставки, Бронирование столика, Событие или счета.
  3. Все события, полученные от сообщений, имеют право как частные по умолчанию, и только вам. Вы можете сделать свои события доступного для общественности непроверяя Марка события как частный флажок так, чтобы они отображались только для меня.

Автоматически добавлять события в свой календарь с электронной почтой

Выводы

Следующие простые советы по использованию календаря Microsoft сделают ваш опыт работы с Outlook более приятным. Если у вас есть другие вопросы или вам просто интересно, как использовать календарь Microsoft Outlook, дайте мне знать в комментариях ниже.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector