Poldet1.ru

Пул Дет №1
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как проверить, соответствует ли значение ячейки списку в Excel?

Проверка данных в Excel: методы и особенности

Табличный редактор Microsoft Excel во время работы требует ввода огромного количества данных. В этом процессе легко можно допустить ошибку, а так как программой многие пользуются для создания отчетности – могут появиться сопутствующие проблемы. Чтобы не допустить таких проблем, разработчиками внедрена особая функция — проверка данных в Excel.

Помимо проверки, существует множество других функций, которые позволяют выполнять эту работу. Перечислим существующие виды проверок.

Формула проверки данных

Условие проверки

Excel позволяет ограничить ввод информации в соответствии с критериями. Процесс происходит следующим образом.

  1. Щелкните по любой ячейке.
  2. Перейдите на вкладку «Данные».
  3. Нажмите на выделенный инструмент.
  4. Выберите проверку данных.

Проверка данных

  1. Появится окно, в котором можно выбрать формат информации для проверки.

Информация для проверки

Рассмотрим эти форматы подробнее.

Любое значение

Затем вы можете ввести в ячейку все, что угодно. Этот параметр используется по умолчанию для всех ячеек.

Любое значение

Целое число

Выбрав данный формат, вы можете изменить дополнительные параметры второго поля.

Целое число

В этом окне, например, если вы выберите опцию «Между», вы увидите два дополнительных поля: максимум и минимум.

«Минимум» и «Максимум»

Если вы выбрали «более чем», вы должны указать минимально допустимый порог. Вот почему вы видите только одно поле, «Минимум», потому что «Максимум» неограничен.

«Максимум» неограничен

Действительное

В этом случае принцип точно такой же, как и для целых чисел. Разница в том, что на этот раз вы можете использовать любое значение. Включая дробные числа. Для тех, кто не знает, что такое действительные числа, вы можете прочитать о них в Википедии.

Действительное

Список

Этот формат является наиболее интересным

Список

Чтобы понять ее возможности, необходимо выполнить несколько простых шагов.

  1. Заполните несколько ячеек чем-нибудь. Неважно, что.
Читайте так же:
Как ранжировать, если больше 0 в Excel?

Заполнение клеток

  1. Щелкните по ячейке. Нажмите на вкладку, о которой вы знаете. Щелкните значок Управление данными. Выберите выбранный инструмент.

Работа с данными

  1. В поле «Тип данных» выберите «Список». Щелкните в колонке «Источник». Затем выберите нужный диапазон ячеек. Это гораздо удобнее, чем редактировать ссылку вручную. Нажмите кнопку «OK», чтобы продолжить.

Источник

  1. Теперь вы можете выбрать нужное слово в этой ячейке из выпадающего списка. Это гораздо удобнее, чем изменять текст вручную.

Выбор значения

Ячейки, содержащие только дату, должны использовать этот формат. Доступны те же дополнительные условия, что и для целых и вещественных чисел.

Дата

Время

То же самое относится и сюда. Только здесь указано время (не дата).

Время

Длина текста

При использовании выражения можно ограничить длину, а не формат содержимого ячейки. Таким образом, с помощью этого параметра можно указать в определенных полях текст, не превышающий требуемое количество символов. Например, в столбце название города или номер телефона.

Существует довольно много вариантов. Некоторые формы и анкеты требуют такого заполнения.

Длина текста

Другой

В этом формате есть нечто уникальное. Это поле позволяет указать формулу для проверки соответствия информации определенному условию.

Другой

Примеры выпадающих списков в Excel

#1. Стандартный

Выделяем ячейку (диапазон ячеек), где должен всплывать выпадающий список (в нашем примере это вкладка «Проект», диапазон ячеек A2:A25), переходим в раздел «Проверка данных» (описано выше), выбираем тип данных «Список», в поле «Источник» вставляем диапазон с источника.

Если вам нужно ввести подсказки и настроить вывод сообщения об ошибке, переходим в соответствующие разделы и прописываем необходимые свойства. Затем нажимаем «ОК».

Как видим, при выделении ячейки в диапазоне A2:A25 во вкладке «Проект», у нас появился список значений.

#2. Список с подстановкой данных

Нецелесообразно использовать списки с четким набором значений, если исходные списки необходимо обновлять новыми значениями. В таких случаях лучше использовать формулы или именованные диапазоны. После этого отпадает необходимость каждый раз менять условие управления данными.

Читайте так же:
Как преобразовать несколько адресов электронной почты в гиперссылки в Excel?

Допустим, нам нужно добавить еще 3 продукта: свеклу, лук и мандарин. Если мы введем значения в источнике данных, новые значения никогда не появятся в выпадающем списке.

Давайте настроим проверку данных по-другому. Для списков автозаполнения доступны два варианта:

#1. Умная таблица. Выделяем диапазон с источником, переходим во вкладку на панели инструментов «Главная», раздел «Стили», раскрываем меню «Форматировать как таблицу» и выбираем понравившийся стиль умной таблицы Excel.

Подробнее о том, что такое «Умные таблицы» и как с ними работать — на наших курсах.

Excel для работы с финансовыми документами.

Алексей Вощак,
Партнер в Bridges Consulting

Эксель для бизнеса

Алексей Вощак,
Партнер в Bridges Consulting

Назовем ее «Товары», для этого выделяем любую ячейку в диапазоне таблицы, в правом верхнем углу появляется вкладка «Конструктор таблиц», переходим, в разделе «Свойства» прописываем имя таблицы. Оно не должно содержать пробелы и знаки препинания.

Чтобы выпадающий список в Excel стал динамическим, выделяем любую из ячеек, где он находится, переходим в раздел «Проверка данных». Нам подтянется текущее условие проверки.

В строке с источником прописываем ссылку на столбец таблицы с использованием функции ДВССЫЛ: =ДВССЫЛ("Товары[Товар]"). Далее отмечаем «Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием», и нажимаем «ОК».

Теперь, когда вы добавляете значения в смарт-таблицу, выпадающий список Excel автоматически заполняется при их добавлении.

#2. Имя обработчика. Этот метод похож на предыдущий, за исключением того, что имя будет присвоено диапазону без превращения его в интеллектуальный массив.

Имя диапазона так же, как и в умной таблице, не должно содержать пробелы и знаки препинания. Выделяем диапазон ячеек с запасом пустых строк. Например, в нашем случае, мы понимаем, что в списке больше 25 значений содержаться не будет. Переходим во вкладку «Формулы», раздел «Определенные имена», меню «Диспетчер имен», нажимаем «Создать».

Читайте так же:
Как применить затенение к нечетным или четным (альтернативным) строкам / столбцам в Excel?

Назовите будущий список, при необходимости скорректировав диапазон значений.

Возвращаемся на лист «Проект», выделяем ячейку, в которой должен быть выпадающий список, переходим в меню «Проверка данных» и в поле Источник ссылаемся на созданный диапазон, нажимаем «ОК».

Функция Если в Excel примеры с несколькими условиями

Пример 1. Проверяем простое числовое условие с помощью функции IF (ЕСЛИ)

Функция ЕСЛИ в Excel позволяет использовать различные операторы для проверки состояния. Существует несколько операторов, которые вы можете использовать:

IF-EXCEL-03

Ниже приведен простой пример использования функции при расчете оценок студентов. Если сумма баллов больше или равна «35», то формула возвращает “Сдал”, иначе возвращается “Не сдал”.

Excel-IF-04

12.Набор горячих клавиш Excel, без которых вам не обойтись

Применение этих сочетаний клавиш в Excel ускорит работу и поможет в выполнении анализа данных, построении графиков и форматировании таблиц.
F4 — при вводе формулы, регулирует тип ссылок (относительные, фиксированные). Можно использовать для повтора последнего действия.
Shift+F2 — редактирование примечаний
Ctrl+; — ввод текущей даты (для некоторых компьютеров Ctrl+Shift+4)
Ctrl+’ — копирование значений ячейки, находящейся над текущей (для некоторых компьютеров работает комбинация Ctrl+Shift+2)
Alt+F8 — открытие редактора макросов
Alt+= — суммирование диапазона ячеек, находящихся сверху или слева от текущей ячейки
Ctrl+Shift+4 — определяет денежный формат ячейки
Ctrl+Shift+7 — установка внешней границы выделенного диапазона ячеек
Ctrl+Shift+0 — определение общего формата ячейки
Ctrl+Shift+F — комбинация открывает диалоговое окно форматирования ячеек
Ctrl+Shift+L — включение/ отключение фильтра
Ctrl+S — сохранение файла (сохраняйтесь как можно чаще, чтобы не потерять ценные данные).

Вы сможете воспользоваться горячими клавишами и полезными трюками Excel только в том случае, если вы уже хорошо владеете программой. Чтобы повысить свой уровень и более эффективно использовать электронные таблицы для ведения бухгалтерского учета в Excel, вы можете бесплатно скачать книгу «Макросы в Excel для начинающих — схемы создания и применения», в которой рассказывается о том, как практически использовать Excel для ведения бухгалтерского учета. Помимо начинающих и опытных пользователей программы, желающих улучшить свои навыки, книга также рассчитана на профессионалов бизнеса.

голоса
Рейтинг статьи
Читайте так же:
Как применить градиент цвета к нескольким ячейкам?
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector